Komuniciranje na daljavo s študenti in sodelavci
K pisanju o tej temi me je vzpodbudil presenetljivo “pišmeuhovski” odnos številnih uporabnikov spletnih orodij za medsebojno komuniciranje, do tega kako vstopajo v komunikacijo na daljavo, torej takrat, ko nimamo možnosti biti dovolj blizu skupaj, da bi se lahko videli in slišali neposredno, brez tehničnih pripomočkov. Pogosto ti uporabniki vedo dosti povedati o brezosebnosti komunikacije na daljavo, ob tem pa niti pomislijo ne na to, kako jo lahko naredimo bolj osebno. Prvi korak je že to, da se sogovorniku pokažemo, pa čeprav samo s fotografijo. To nam omogočajo praktično vsa sredstva, ki jih uporabljamo za medsebojno komuniciranje na daljavo. Ampak ko pregledujem spletne učilnice predmetov v našem Moodle-u, fotografij uporabnikov v glavnem ne vidim, ali pa so take, da vidiš, da uporabiki ne vedo, čemu so namenjene.
Na fotografiji je na levi je seznam študentov iz spletne učilnice letnika, v katerem imajo moje predmete, na desni pa seznam študentov iz spletne učilnice letnika, ki z menoj še ni imel opravka. Pri meni namreč na prvem srečanju dobijo navodilo, kako je treba urediti uporabniški profil in zakaj je to potrebno. Vsi se seveda tega tudi pri meni ne držijo.
Kot lahko vidimo na sliki, sestavljeni iz zaslonskih slik iz dveh različnih spletnih učilnic, so v seznamu na desni strani študentje z imeni in priimki (imena so namenoma skrita), a brez obrazov. Še tam, kjer je dodana fotografija, prikazuje osebo s take razdalje, ki ni običajna za “komunikacijo v živo”, oziroma pogovor. Spletna učilnica je prostor, v katerem med seboj komuniciramo učitelji in študenti. Seveda je to namišljeni in ne stvarni, oziroma materialni prostor, a je vendarle prostor, ki nam omogoča, da izmenjujemo mnenja, razpravljamo, predstavljamo, razlagamo itn. Predstavljajmo si, kako bi izgledala resnična učilnica s študenti brez obrazov ali pa da velika večina študentov pride vanjo v beli halji in vsi z enako masko na obrazu, po možnosti s tako, kot jih vidite na spodnjih fotografijah.
Piotr Siedlecki: Vendetta mask; License: CC0 Public Domain
Najbrž bi vam ne bilo ravno prijetno predavati, razpravljati, se pogovarjati, svetovati in početi karkoli drugega, kar počnete v predavalnici, ko delate s študenti, če bi imeli pred seboj tako zakrito publiko. Seveda je res, da fotografija še zdaleč ne more nadomestiti obraza, ki ga lahko vidimo v živo z vso mimiko in ostalo neverbalno komunikacijo. Je pa bistveno boljše imeti pred seboj fotografijo študentovega obraza, kot pa sploh nič. Ko se pogovarjamo iz oči v oči, se gledamo v obraz, zato je primerna taka profilna slika, ki prikazuje naš obraz. Ta je glavno izrazno sredstvo naše komunikacije z drugimi. Prepogosto se zgodi, da želi uporabnik s profilno sliko vsem, ki prihajajo v stik z njo, sporočiti nekaj pomembnega o sebi: s kakšnimi konjički se ukvarja, koga ima rad, kam rad gre. Vse to je lepo in prav, vendar sodi v podrobnejšo predstavitev. Kaj mi pomaga, če vem, da imaš rad gore, ne poznam pa tvojega obraza. Bo pa to lahko pomembna dodatna informacija, s katero bom lahko povezal tvoj obraz, če mi ga boš seveda razkril.
Niso pa le študentje skriti za maskami. Na tisti prvi sliki na desni, kjer je zgolj ena fotografija in kup uporabnikov brez obraza, je med temi tudi izvajalec predmeta. Ampak če njemu pripišemo neveščost pri uporabi spletnih učilnic, kaj naj si mislimo o udeležencih konference v okviru projekta INOVUP, kjer je bilo govora o tem, kako smo se lotili dela na daljavo v času pandemije. Konferenca je bila izvedena na daljavo z uporabo orodja Zoom, ki omogoča, da se s sogovorniki tako vidimo kot slišimo, če seveda vklopimo kamero in mikrofon. Ker pa je dostikrat nezaželeno, da imamo vsi hkrati vklopljene mikrofone in kamere, kar naenkrat spet zremo v prazno, namesto da bi imeli pred seboj obraze. Pogosto niti pravih imen in priimkov ne vidimo, ampak samo ime ali celo zgolj znamko telefona.
Zaslonska slika Zoom seje konference projekta INOVUP, kjer je vidno kako malo udeležencev je poskrbelo za ustrezno profilno fotografijo. Na uradnih srečanjih večjega števila ljudi, ki se med seboj ne poznajo, je pomembno tudi, da navedemo ime in priimek in ne zgolj imena.
V Zoom seji omenjene, sicer zelo zanimive, INOVUP konference, je imelo le 28 od 158 udeležencev nastavljeno profilno fotografijo, pa še med temi je bila ena fotografija vrtnice, ena pokrajinska fotografija in ena, na kateri udeleženec ni prepoznaven!
Lepa vrtnica, a žal ni bila udeleženka Zoom seje vrtnica, temveč oseba, ki so ji očitno všeč rdeče vrtnice.
Podobna je moja izkušnja tudi s številnimi drugimi Zoom sejami, v katerih sem sodeloval. Zgoraj navedena je bila povsem po naključju ravno v času, ko sem se lotil tega zapisa, zato sem si drznil izkoristiti priložnost in narediti nekaj zaslonskih posnetkov. Sprašujem pa se, kaj je vzrok temu, da se na tak način pojavljamo v javnosti, ko se srečujemo s kolegi, sodelavci ali pa zgolj udeleženci različnih dogodkov v prostorih svetovnega medmrežja. Slabo obvladovanje orodij, ki so nam na voljo za komuniciranje na daljavo, se mi ne zdi pravi razlog. Ta se bolj verjetno skriva v prenizki motiviranosti za to, da se vloži potrebni napor za naše ustrezno pojavljanje v prostorih naših srečanj na daljavo. Pri nekaterih posameznikih je morda prisotna previdnost pri objavljanju fotografij na medmrežju zaradi možnih zlorab. Glavni razlog pa bi znal biti, da nismo šli skozi ustrezen proces socializacije, ki bi nam privzgojil pravila družbeno sprejemljivega vedenja v naših stikih z drugimi, kadar ti potekajo na daljavo ob pomoči tehnoloških pripomočkov. Zato bom v nadaljevanju navedel tri pravila, ki bi jih bilo po mojem, dobro upoštevati, da bodo naša srečanja in komuniciranje na daljavo prijaznejše in bolj učinkovito.
👉 Prvo pravilo: Ko vstopamo v komunikacijo na daljavo, vedno poskrbimo, da smo sogovorniku ali sogovornikom predstavljeni z našim imenom in priimkom ter profilno fotografijo, ki čim bolj verodostojno prikazuje naš obraz!
V času prisilnega “koronskega” prehoda na delo na daljavo je sodelovanje v spletnih konferencah pri izvajanju študijskega procesa postalo eden od običajnih načinov komunikacije med učitelji in študenti. Pri tem se pogosto zgodi, da udeleženci vstopijo v sejo npr. v Zoomu, kjer se izvajajo predavanja in se varno skrijejo pred vsemi drugimi udeleženci z izklopljenim mikrofonom in izklopljeno kamero, čeprav tega izvajalec ni zahteval. Občutek je podoben, kot če v predavalnici gledaš odsotne obraze pasivnih poslušalcev, ki so jim misli odtavale kdo ve kam, če se niso celo pogreznili v močvirje kakšnega od družbenih omrežij, kar pomeni popolno odsotnost.
Kot izvajalec videokonference želim svoje sogovornike, pa četudi so večinoma le poslušalci, videti. To se mi zdi pomembno predvsem takrat, ko jim ne delim svojega zaslona. Zato vztrajam, da imajo udeleženci vklopljene kamere, če le tehnični pogoji to omogočajo. Na ta način lahko vidim vsaj tisti del udeležencev, ki jih videokonferenčni sistem zmore strpati na en zaslon. Ker udeleženci navadno vstopajo v seje iz intime svojega doma, ki je ne želijo pretirano razkrivati, imajo videokonferenčni sistemi navadno možnost uporabe poljubnega ozadja, ki zakrije vse, kar se nahaja za udeležencem.
Kar se mikrofonov tiče, zna biti precej moteče, če so hkrati vklopljeni pri vseh udeležencih. Še posebej če je udeležencev več, je verjetnost motečih zvokov iz ozadja velika. Vsi hkrati pa tako ali tako ne govorimo, zato je smiselno mikrofon vklopiti samo takrat, kadar se vključimo v razpravo.
👉 Drugo pravilo: Ko sodelujemo v videokonferenčnih srečanjih imamo praviloma vklopljeno kamero, če to dopuščajo tehnični pogoji povezave, mikrofon pa vklapljamo le takrat, kadar se vključimo v razpravo.
Če se je splošna razširjenost videokonferenčnega komuniciranja razmahnila šele v zadnjem letu, pa se nam je uporaba elektronske pošte že davno zasidrala v naš vsakdan in to tako močno, da naše delo niti približno ni več tako, kot je bilo še pred dobrima dvema desetletjema ali pa mogoče pred tremi. Če je študent v tistih časih želel od učitelja karkoli izvedeti je imel dve možnosti in sicer vprašati:
- na predavanjih ali po njih, oziroma
- na govorilni uri.
Kadar so bili študentje glede česa v negotovosti, če so kaj preslišali ali si niso zapomnili, so se najprej obrnili na svoje kolege in ponavadi pri njih tudi dobili ustrezno manjkajočo informacijo. Nikomur niti na misel ni prišlo, da bi zaradi tega napisal pismo v katerem bi bi se s svojim vprašanjem obrnil na učitelja, napisano dal v kuverto, napisal nanjo učiteljev naslov, prilepil znamko in mu pismo poslal po pošti v pričakovanju, da bo od učitelja na enak način v najkrajšem možnem času tudi dobil pisni odgovor. E-pošta je zamudno in drago pošiljanje od nabiralnika do naslovnika tako poenostavila, da je danes veliko lažje napisati e-pismo učitelju, kot pa iskati informacije pri svojih kolegih ali kje drugje, glede na to, da v današnjih informacijskih časih informacije kar butajo v nas od vsepovsod in je najpomembnejša spretnost, ki jo moramo imeti, spretnost ustreznega izbiranja. Če je nimamo, se pač obrnemo kar neposredno na tistega, za katerega menimo, da to spretnost ima, če ni celo vir informacij, ki nas zanimajo. To pa smo za naše študente mi – učitelji. Samo, da se pogosto zgodi, da nam v zvezi z isto želeno informacijo piše kar več študentov hkrati. Ker učitelji vemo, da smo mi zaradi študentov in ne obratno, potem prijazno, čeprav z nekaj nejevolje, odgovarjamo vsakemu posebej in se pri tem poslužujemo standardnega “copy-paste” prijema.
Ker si študentje za delitev takšnih in drugačnih informacij pogosto omislijo tudi skupni e-poštni naslov letnika, se nam lahko zgodi tudi, da dobimo različne “peticije”, ki se začnejo z “V imenu (večine študentov) n. letnika …”. Kdo v imenu letnika piše, običajno ni znano, saj podpisa spodaj ni ali pa je podpisan kar letnik. Za kateri letnik gre, tudi iz e-naslova ni razvidno, saj na primer vsako leto vpišemo nov letnik istega študijskega programa, poimenovanje pa je stvar tistega, ki odpira nov uporabniški račun na Google-u. Že uporabljenih imen ne more uporabiti, zato je prepuščeno domišljiji posameznika, kako se bo npr. “razredni-pouk” iz enega študijskega leta razlikoval od tistega iz naslednjega. Na koncu je rezultat tak, da je včasih nemogoče ugotoviti za kateri letnik in katero vpisno generacijo sploh gre, da ne omenjam , da se gredo, poleg koprskega npr. Razrednega pouka, podobne igrice tudi ljubljanski in mariborski študentje (ali pa so se včasih šli, če se slučajno ne gredo več).
Ob vseh dobrobitih, ki jih nam jih je torej prineslo komuniciranje s pomočjo e-pošte, smo kar pozabili na to, da smo (tudi) zaradi nje kar naenkrat v službi nepretrgoma vse ure dneva in vse dni v tednu. Ob vseh drugih nalogah pa seveda tudi nepretrgoma na voljo študentom. Običajno ne vsem, ampak izbranim posameznikom, ki nam s svojimi muhami po nepotrebnem grenijo naš vsakdan. Vendar se da temu izogniti, če seveda postavimo mejo, kdaj in s kakšnim namenom nam študentje lahko pišejo na naš službeni e-poštni naslov. Komunikacija med študentom in učiteljem naj bi potekala preko e-pošte samo izjemoma, saj lahko praktično v celoti poteka s pomočjo orodij, ki so nam na voljo v e-učilnicah v spletnem učnem okolju Moodle.
Za vse informacije, ki jih študentje želijo pridobiti od nas v zvezi s predmetom, jim v e-učilnici posameznega predmeta odpremo forum vprašanj in odgovorov. Naš odgovor na vprašanje, ki ga zastavi en študent, zanima pa lahko še precej drugih, lahko v forumu vidijo in berejo vsi. Kadar ne želimo, da vidijo in berejo vsi, pa lahko v forumu odgovorimo tudi zasebno in odgovor lahko vidi samo tisti, ki je vprašanje zastavil. Za sporočila, vprašanja ipd., ki so zasebne narave in jih želimo izmenjevati “na štiri oči”, pa imamo na voljo sistem osebnih sporočil. Ob tem velja omeniti, da imamo še vedno možnost, da smo na svoj e-poštni naslov obveščeni o vsakem sporočilu in če tako nastavimo forum, o vsaki novi razpravi (vprašanju) v forumih. Teh sporočil pa nam ni treba hraniti in jih lahko sproti brišemo, saj se celotna komunikacija hrani v okviru e-učilnice, kjer študentom tudi odgovarjamo. Skratka, veliko bolj pregledno in na enem mestu imamo shranjena vprašanja in odgovore in vse drugo, o čemer smo se s študenti pogovarjali in dogovarjali. Ob tem pa praktično nikoli ni in ne more biti dvoma, kdo nam je pisal, saj mora biti za vsak vstop v e-učilnico študent prijavljen s svojim uporabniškim imenom in geslom.
👉 Tretje pravilo: S študenti poteka vsa komunikacija na daljavo s pomočjo forumov vprašanj in odgovorov in sistema sporočil v e-učilnicah spletnega učnega okolja Moodle. Študentom lahko dovolimo, da nam pišejo na naš službeni e-poštni naslov samo izjemoma, pri čemer je smiselno te izjeme jasno opredeliti.